VENDA SUA IDÉIA EM 10 SLIDES

A falta de objetividade é uma praga das apresentações. Acredite: você vai brilhar se for direto ao ponto.

Por Normann P. Kestenbaum
Revista Você S/A
Janeiro/2003

Outro dia fui chamado em caráter de emergência pelo CEO de uma grande empresa multinacional. O problema dele? Ele tinha em mãos uma apresentação com dezenas de slides, mas só dispunha de meros 5 minutos para mostrá-la ao CEO mundial. Poucos dias depois acabamos com apenas 10 slides. Parece pouco, mas eles continham tudo que era necessário para meu cliente fazer bonito diante do chefe. A pergunta que fica no ar é: por que sua equipe não apresentou os 10 slides desde o começo? Em geral, porque confundem a quantidade de slides com a qualidade da apresentação. Eu prefiro a concisão. Quanto menos, melhor. A regra é expor as idéias em poucas palavras - ou, melhor, no mínimo de slides possível. Isso significa ir direto ao ponto, ser exato, preciso nas informações. A falta de concisão é um problema coletivo. As empresas perdem horas e mais horas em reuniões que poderiam ser resolvidas rapidamente. Por outro lado, todos os executivos estão saturados pela sobrecarga de informações. Ninguém mais tem tempo para apresentações de duas horas. O tempo tornou-se um bem valiosíssimo no meio corporativo. A última coisa que seu chefe, cliente ou fornecedor quer é um encontro ao qual você comparece munido de toneladas de dados e informações para "mostrar serviço". Lamento informar, mas o tiro sairá pela culatra. Em outras palavras, em vez de "fazer bonito", você estará se depreciando porque desperdiçará o tempo e a paciência de todos. Parta do princípio de que seu chefe vai lhe agradecer a informação que não recebeu. Isso mesmo: a informação que não recebeu. Sabe que informação é essa? A desnecessária, que tomaria inutilmente seu tempo e não era vital para sua tomada de decisão. Pense na figura da agulha no palheiro. O palheiro é a informação desnecessária e a agulha é a informação vital. Como se chega lá? Veja a seguir minha sugestão de metodologia:

VOCÊ DETÉM O CONHECIMENTO. Essa é a boa notícia. O que importa está à mão, ou melhor, na cabeça, a sua cabeça. Posso lhe garantir que não está nos dados, nas planilhas, nos relatórios sem fim. Mais especificamente, está no que você pensa dos mesmos. Estamos falando de conhecimento: as conclusões, a visão e os rumos a tomar sobre o tema em pauta. Não se debruce inutilmente sobre dados e informações de sua área de atuação. Você transita diariamente por eles e está mais que familiarizado com os mesmos. Extraia com disciplina seus pensamentos sobre o assunto e coloque-os no papel.

ESTABELEÇA O DNA DE SUA MENSAGEM. Como no corpo humano, necessariamente deve haver um DNA que traga a essência de sua mensagem e esteja presente em todas as partes de sua apresentação, garantindo consistência ao todo. Uma dica: a maior chance de estabelecer nesse estágio o DNA é concentrar-se na conclusão, no objetivo, na direção para onde você quer conduzir a audiência. É nessas zonas que certamente estará residindo o DNA.

ESQUEÇA OS DETALHES. A segunda boa notícia é que as etapas anteriores são as mais importantes do processo. Só que o trabalho continua. Pensamentos e anotações precisam ser organizados. Eles ainda são o que chamamos de conhecimento não estruturado. Portanto, vamos à próxima fase. Primeiro, organize tudo em blocos, não trabalhe em detalhes. Em seguida, selecione apenas os blocos relevantes e confira se você não deixou de incluir algum.

Atenção: estamos falando de relevância muito antes de envolver o PowerPoint. Isso vai te poupar muita energia, pois você só gastará tempo montando a apresentação com conteúdo de fato relevante. Tenho visto muitas pessoas se preocuparem com a qualidade da informação somente quando já estão no ambiente do PowerPoint. Perdem, assim, um tempo precioso ao descartar slides que consumiram muito trabalho para serem montados!

TRABALHANDO O CONTEÚDO! Chegou a hora de incluir dados e informações. Mas, cuidado, só interessam aqueles que efetivamente dão sustentação aos blocos, às suas conclusões. Em outras palavras, seja rigorosamente seletivo. A turma por aí adora inundar perigosamente esse momento com muita coisa desnecessária. Lembre-se: a regra é a concisão. Isso não significa que você não precise estudar os dados. Tenha-os na ponta da língua caso seja indagado.

ORGANIZE OS BLOCOS. Entramos na etapa crítica, a seqüência lógica dos blocos. É fundamental que você vá direto ao ponto, sem rodeios. Esqueça o pensamento linear de nossa época de ginásio, aquele que pregava a seqüência de índice, introdução, observações iniciais, descrição do conteúdo, comentários finais e conclusão. Isso não serve mais para o mundo corporativo atual. Não existe paciência e tempo para tal. Não faça seu chefe ir concluindo aos poucos onde você quer chegar ao longo de uma demorada exposição. Adote o pensamento estrutural: posicione seu chefe desde o início sobre a conclusão e sustente-a solidamente durante a apresentação.

CONHEÇA A PLATÉIA. As audiências são diferentes, cada uma tem sua linguagem e você deve "traduzir" sua pequena obra para essas linguagens. Procure conhecer com o máximo possível de antecedência as características das mesmas e adapte a terminologia. Você certamente terá pouca chance de pesquisar profundamente múltiplas audiências, portanto, um bom caminho é informar-se sobre o tipo de atividade, formação profissional e nível hierárquico das pessoas. São indicadores quase sempre acessíveis e de grande impacto no direcionamento da mensagem.

Outro ponto a lembrar é que a atenção é um dos recursos mais escassos da atualidade. Como eu já disse, sua audiência estará literalmente saturada, e, se você não sacudi-la nos primeiros dois minutos, ela simplesmente não dará ouvidos a você. Isso se resolve sendo criativo, ousado, impetuoso. Arrisque-se. A ausência dessas iniciativas tem resultado certo: uma platéia desatenta.

FINALMENTE, O POWERPOINT. Chegamos à mídia que vai expressar o trabalho desenvolvido até agora. Veremos algumas regras básicas. Use o mínimo de textos por slide (três ou quatro frases curtas, no máximo), esqueça a transição de slide (cada slide com um movimento diferente é insuportável) e prefira cores em tons pastel. As cores são um detalhe importante. Use as mesmas para toda a apresentação. Telas multicoloridas cansam, poluem e estragam a harmonia que se quer dar ao conteúdo. Na hora da animação, aplique o mesmo conceito para toda a apresentação. Procure variar o mínimo. Seja o mais visual possível para facilitar a tarefa de absorção da audiência. Para tanto, use imagens (evite ao máximo ícones) que hoje são facilmente acessíveis pela Internet em programas de busca, como Google, Yahoo! e semelhantes. Não crie slides poluídos. Você levará a audiência a tentar lê-los em vez de prestar atenção em você. Uma apresentação é para ancorar seu discurso e não para ser lida!!

COMPRIMA AINDA MAIS. Terminado o trabalho no PowerPoint, faça uma última tentativa de compressão do conteúdo. Verifique se há espaço para mais concisão preservando o entendimento. Pode não parecer, mas você sempre encontrará o que cortar. O princípio básico desse processo é não comprometer jamais a clareza do conteúdo. Isso é prioridade em todos os momentos desse trabalho. Não existe a menor possibilidade de alguém aderir a suas propostas sem entendê-las previamente.

ENFIM, O GRANDE DIA. Procure marcar a apresentação pela manhã, pois há a chance de seus interlocutores estarem com cabeça fresca e lhe dar maior atenção. Depois do almoço (as pessoas estão sonolentas) ou no fim do dia (elas estarão saturadas pelos problemas cotidianos), a coisa vai complicar. Leve backup de tudo e chegue com uma hora de antecedência para checar o equipamento, a sala, as tomadas e conexões, a iluminação, etc., pois a lei de Murphy está sempre rondando o ambiente das apresentações.

Tenho utilizado essa metodologia há vários anos com presidentes e diretores de grandes empresas. Minha experiência mostra que ela garante objetividade e foco às reuniões. Tenho certeza de que, se você usá-la em sua próxima apresentação, vai acabar antes do prazo concedido e, muito melhor, impressionará o chefe. O elogio eu garanto!

Normann P. Kestenbaum
Diretor Sócio
Baumon Knowledge Design
www.baumon.com.br